Ghid complet: clasificarea bonurilor fiscale conform ANAF (2026)

Clasificarea unui bon fiscal înseamnă atribuirea categoriei contabile corecte — din planul de conturi — pentru fiecare cheltuială înregistrată pe bon. În practică: contabilul deschide bonul, citește suma, identifică furnizorul și tipul de cheltuială, apoi alege contul corespunzător din plan. Rezultatul ajunge fie în Saga, WinMentor sau alt program contabil, fie într-un Excel intermediar, urmând să fie folosit la închiderea lunară și la declarații.

Pe hârtie, sună simplu. În realitate, când procesezi 50 de bonuri pe zi, clasificarea manuală devine cel mai scump pas din toată zona de contabilitate operațională: consumă timp, generează erori și se reînnoiește zilnic.

Mai jos trecem prin fiecare bucată a problemei: categoriile din planul de conturi relevante pentru bonuri fiscale, erorile tipice care atrag întrebări de la ANAF, ce se schimbă în 2026 și unde intră automatizarea cu AI în flux, fără să înlocuiască controlul contabilului.

Bonul fiscal — documentul emis de casa de marcat electronică — rămâne documentul justificativ principal pentru cheltuielile mici și medii din activitatea PFA-urilor și firmelor. Conform reglementărilor ANAF în vigoare, bonul fiscal este acceptat ca document justificativ de cheltuială atât pentru deducerea TVA (cu anumite condiții), cât și pentru deducerea cheltuielii ca atare în calculul impozitului pe profit sau impozitului pe venit pentru PFA.

• ●Bonul fiscal propriu-zis — emis de casa de marcat, conține seria, numărul, data, suma, TVA-ul separat, codul fiscal al comerciantului.
• ●Chitanța — document justificativ folosit în locul bonului când nu există casă de marcat (activități scutite).
• ●Factura simplificată — emisă în locul bonului fiscal pentru sume mici, conține mai multe detalii decât bonul standard.
• ●Factura completă — obligatorie peste anumite praguri sau când clientul o solicită pentru deducere.

Distincția contează pentru clasificare. Un bon fiscal simplu, fără cod fiscal al firmei cumpărătoare, poate limita dreptul de deducere a TVA — chiar dacă cheltuiala e în continuare deductibilă la impozit. Contabilul trebuie să urmărească fiecare bon până la contul potrivit și la regimul fiscal corespunzător.

În practică, 80% din bonurile fiscale pe care le primește un contabil intră în aceleași șapte-opt categorii repetitive. Lista de mai jos urmează planul de conturi folosit curent și grupează categoriile după tipul de cheltuială de pe bon, nu după contul exact — contul final depinde și de regimul fiscal al firmei (impozit pe profit vs impozit pe venit PFA).

Tabelul de mai sus este punctul de plecare, nu final. Fiecare bon trebuie evaluat individual: o cutie de apă cumpărată de un PFA consultant nu merge niciodată la aceeași categorie cu o ladă de apă pentru protocolul unei firme cu 20 de angajați, chiar dacă bonul arată similar.

Dacă ai mai lucrat cu bonuri, le-ai văzut pe toate. Le trecem scurt în revistă pentru că fiecare e un risc concret: fie un cost în timp (relucrare la închiderea lunii), fie un risc fiscal (categorie greșită care atrage întrebări la control).

1. Greșeală de cifră — tastezi 128,90 în loc de 129,80. Cea mai comună, cea mai greu de depistat ulterior.
2. Greșeală de categorie contabilă — bonul de restaurant clasificat ca masă de deplasare în loc de protocol (sau invers).
3. Dată greșită — tastezi data de pe bon în loc de data de înregistrare, sau invers; afectează perioada de raportare.
4. Furnizor necunoscut — scrii manual numele furnizorului și apar 3 variante în baza ta (S.C. X S.R.L., X SRL, X srl), care strică rapoartele ulterioare.
5. Bon termic decolorat necitit complet — estimezi o cifră pentru că imprimarea s-a șters.
6. Omisiune — bonul stă într-un teanc și nu ajunge niciodată înregistrat.

Erorile se acumulează cu volumul. La 10 bonuri pe zi, le verifici imediat. La 50, încep să scape. În perioada de declarații, când volumul se dublează, rata de eroare explodează exact când ai mai puțin timp să corectezi.

Automatizarea nu înseamnă că AI-ul înlocuiește contabilul. Înseamnă că AI-ul ia pasul de extragere a datelor și propunere a categoriei, iar contabilul păstrează controlul final: verifică, corectează, confirmă. Fluxul concret cu Bonuri.ai arată așa.

1. 1

   Fotografiezi bonul

   Cu telefonul sau scannerul, direct din aplicație. Bon fiscal, chitanță, factură simplificată — orice format românesc.

2. 2

   AI-ul extrage și clasifică

   Suma, data, furnizorul, cota de TVA și categoria contabilă propusă sunt scoase automat — în circa 3 secunde. AI-ul e antrenat pe formate de bonuri românești, inclusiv bonuri termice decolorate.

3. 3

   Verifici și corectezi

   Vezi propunerea, confirmi sau corectezi categoria. Fiecare corectură devine semnal de învățare — AI-ul se ajustează pe fluxul tău specific.

4. 4

   Exporți în programul contabil

   Un CSV sau Excel formatat pentru Saga, WinMentor sau orice program contabil românesc. Fără reintroducere, fără reconciliere.

Diferența față de un OCR generic: OCR-ul clasic extrage text. Atât. Nu știe ce e TVA-ul, nu cunoaște planul de conturi românesc, nu face distincția între protocol și diurnă. Un instrument specializat pe bonuri fiscale face întregul lanț — de la pixel la înregistrare contabilă. Mai multe despre diferență în comparația cu tastarea manuală.

Automatizarea ridică munca repetitivă. Nu ridică răspunderea. În continuare, contabilul rămâne cel care:

• ●Verifică propunerea AI-ului și o corectează unde e cazul. AI-ul nu cunoaște contextul de afaceri al clientului — o masă la restaurant poate fi protocol sau diurnă în funcție de cine plătește și de ce.
• ●Judecă cazurile limită: deductibilitate parțială, regimuri fiscale speciale, cheltuieli cu mașini, protocol peste prag.
• ●Face verificarea finală la închiderea lunii și declarațiile fiscale.
• ●Răspunde în fața ANAF la controale pentru încadrarea făcută.

De aceea fluxul „fotografie → propunere → verificare → export” nu scurtcircuitează controlul profesional. Îl eliberează de tastare ca să-l folosești acolo unde chiar contează: la deciziile fiscale reale, nu la transcrierea mecanică a cifrelor.

1. 1

   Evaluează volumul tău zilnic

   Dacă procesezi peste 20-30 de bonuri pe zi, automatizarea are ROI pozitiv din prima săptămână. Sub volumul ăsta, tastarea manuală poate rămâne rezonabilă.

2. 2

   Verifică compatibilitatea cu programul tău contabil

   Bonuri.ai exportă CSV/Excel direct pentru Saga, WinMentor, Nexus și majoritatea programelor contabile românești. Dacă ai un software atipic, cere un test de export înainte.

3. 3

   Înscrie-te pe lista de fondatori

   Primii 100 de membri primesc preț de fondator blocat permanent, 30 de zile gratuite și acces prioritar la lansarea din Mai 2026. Înscrierea se face cu email, cu confirmare dublă.

Pentru o privire mai largă peste ce se poate automatiza în contabilitatea bonurilor — și ce nu — continuă cu ghidul pentru contabili despre automatizarea procesării bonurilor. Dacă vrei în schimb să înțelegi greșelile care atrag cele mai multe întrebări la ANAF, vezi lista de erori comune la clasificare și cum să le eviți.